Datenschutz für Bewerber/innen

Datenschutzhinweise für Bewerber/innen

Hinweise für Bewerber/innen der Volz Personalberatung

Sehr geehrte Damen und Herren,

Sie möchten sich ggfls. bei der Volz Personalberatung bewerben oder haben Interesse sich eine Position genauer anzuschauen.

Der Respekt vor Ihrer Person und damit auch vor Ihren Daten, ist uns ein sehr großes Anliegen. Wir sind daher auch bei der Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses stets bestrebt, die diesbezügliche Datenverarbeitung für Sie so „fair“ und so transparent wie möglich zu gestalten. 

Daher möchten wir Ihnen im Folgenden ganz genau erklären, wo wir Daten von Ihnen erheben, verarbeiten, an wen wir Ihre Daten weiterleiten und wie Sie durch gezielte Einwilligungen den Prozess mitbestimmen. 

Zuständig als Verantwortlicher für die Datenverarbeitung sind wir, die

Volz Personalberatung
Executive Search Recruiting Coaching
vertreten durch Ihre Inhaberin Regina Volz
Im Zollhafen 12
Kranhaus Nord Einheit 1 D
50678 Köln
regina.volz@volz-personalberatung.de
+49 221 169 341 08

Unsere externe Datenschutzbeauftragte ist Ingo Busch.  

Fragen rund um das Thema Datenschutz senden Sie bitte an

dsb@volz-personalberatung.de

Was ist nach der neuen EU-DSGVO zu beachten? 

Die neue Datenschutzgrundverordnung verlangt für jede Verarbeitung von personenbezogenen Daten (Name, Vorname, Adresse, Zeugnisse, Lebenslauf) eine Rechtsgrundlage. Im Rahmen eines Bewerberverfahrens ergibt sich die Rechtsgrundlage aus den Vorschriften der Art. 6 Abs. 1 lit. (b) i.V.m. § 26 BDSG-neu. 

Das bedeutet im Klartext, dass sich die Rechtsgrundlage Ihre Daten zu verarbeiten bereits aus dem Gesetz ergibt, denn Ihre Daten dienen dem Zweck ein Arbeitsverhältnis zu begründen. 

Als Personalberatung fungieren wir als „Vermittler“ zwischen Ihnen und unserem Auftraggeber, Ihrem möglichen neuen Arbeitgeber.

Daher ist zwingend erforderlich, dass wir Ihre Bewerberdaten dem stellenausschreibenden Unternehmen zur Verfügung stellen. Doch auch hier ist es uns wichtig, dass Sie genau darüber informiert sind an welches Unternehmen Ihre Daten weitergegeben werden und in welcher Form dieses durchgeführt wird. Wir werden daher im Laufe des Bewerbungsprozesses eine Einwilligung von Ihnen einholen, Ihre Daten an ein bezeichnetes Unternehmen weiterzugeben. Ohne diese Einwilligung geben wir keinerlei Daten von Ihnen an unsere Auftraggeber. 

Sie entscheiden wie der Verarbeitungsprozess aussieht! 

Obgleich wir auf der gesetzlichen Grundlage der Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG – neu Ihre Daten verarbeiten, können Sie die Art und Weise, die einzelnen Datenkategorien und auch die Dauer der Speicherung der Daten selbst bestimmen. 

Daher bieten wir Ihnen eine Einwilligungserklärung an, die aus verschiedenen Abschnitten besteht. Jeden dieser Abschnitte können Sie gesondert durch Ihre Einwilligung akzeptieren und selbstverständlich jederzeit für die Zukunft widerrufen. 

Teil 1 der Einwilligungserklärung

In diesem Teil geht es um die allgemeine Einwilligung, dass wir Ihre personenbezogenen Daten zu dem Zweck ein Bewerberverfahren durchzuführen nutzen dürfen. 

Teil 2 der Einwilligungserklärung

Hier geht es um sogenannte besondere Datenkategorien nach Art. 9 DSGVO. Das kann eine gesundheitliche Einschränkung sein, die Sie uns mitteilen, aber auch einfach nur die Angabe, dass Sie Brillenträgerin / Brillenträger sind. Um diese besonderen personenbezogenen Daten verarbeiten zu dürfen benötigen wir in jedem Fall Ihre Einwilligung. Ohne diese Einwilligung werden wir Ihre angegebenen besonderen Daten unberücksichtigt lassen. 

Sämtliche Einwilligungen können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen für die Zukunft widerrufen. 

Teil 3 der Einwilligungserklärung

Gesondert kann zudem in eine längere Speicherung Ihrer Daten eingewilligt werden, damit wir Sie auch zukünftig über interessante Positionen informieren können. 

Entscheiden Sie sich dagegen werden wir Ihre Daten spätestens 6 Monate nachdem wir Ihnen mitgeteilt haben, dass die betroffene Stelle anderweitig vergeben wurde aus unserer Datenbank löschen. Wir können Sie dann nicht weiter berücksichtigen. 

Wie erfolgt die Datenverarbeitung im Einzelnen? 

Damit Sie sich ein Bild von der Datenverarbeitung unseres Prozesses verschaffen können, sollen Sie im Nachfolgenden von uns u.a. erfahren, welche Daten wir von Ihnen für Ihre Bewerbung verarbeiten. Darüber hinaus wollen wir Sie auch darüber in Kenntnis setzen, wie und zu welchen Zwecken wir die uns von Ihnen übermittelten Daten verarbeiten. Des Weiteren wollen wir Sie auch über Ihre Rechte und sonstige, für Sie möglicherweise interessante Informationen informieren. 

Sollten Sie zu gewissen Punkten unserer Informationen Fragen haben, stehen wir Ihnen sehr gerne, jederzeit zur Verfügung.

Die nachfolgenden Informationen orientieren sich an den gesetzlichen Vorgaben von Art. 13 der EU-Datenschutzgrundverordnung (im Nachfolgenden „DSGVO“).

Um Ihnen eine optimale Sicherheit zu bieten arbeiten wir mit einem sehr professionellen Dienstleister zusammen: 

HR4YOU AG
Niederlassung Großefehn
Ulbarger Straße 52

26629 Großefehn / Timmel
Tel.: +49-(0)4945-91590-0
Fax: +49-(0)4945-91590-29
E-Mail: info@hr4you.de

HR4YOU setzt sich für Datenschutz und Datensicherheit ein und ist nach ISO/IEC 27001 & ISO/IEC 27018:2014 inkl. ausgewählter Controls des BSI-Standards C5 zertifiziert. Unsere IT-Infrastruktur wird regelmäßig mit Penetrations-Test überprüft. Dadurch können wir unseren Kunden die Einhaltung höchster Sicherheitsstandards garantieren und sind so EU-DSGVO konform.

Die Datenschutzerklärung von HR4YOU finden Sie hier:

https://www.hr4you.de/datenschutz/

Selbstverständlich habe wir mit HR4YOU einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen. 

Im Datenschutzrecht gilt der Grundsatz der Datenminimierbarkeit, das bedeutet, dass wir nur die Daten, die wirklich notwendig sind, um Ihren Bewerbungsprozess professionell durchführen zu können über HR4YOU verarbeiten. 

Folgende Daten sind konkret gemeint (die Aufzählung ist nicht abschließend, da Sie uns natürlich auch weitere Daten zur Verfügung stellen können und uns mittels Einwilligung gestatten können diese ebenfalls zu verarbeiten):

• Vor- / Nachname 
• Geburtsdatum / -ort
• Straße, PLZ, Ort, Land
• Telefon / Handy
• E-Mail
• Familienstand
• Ggf. Kontaktmöglichkeiten z. B. Telefon / Handy / E-Mail
• Ggf. Soziale Netzwerkprofile (Facebook, Instagram, XING)

Darüber hinaus speichern wir in der Software von HR4YOU auch Ihre Bewerbungsunterlagen inkl. Zeugnisse. 

Zweck der Verarbeitung Ihrer Daten 

Die Daten, die Sie uns im Rahmen Ihrer Bewerbung mitteilen bzw. die wir im Rahmen Ihrer Bewerbung erheben, werden von uns grundsätzlich nur zu den nachfolgend aufgeführten Zwecken verarbeitet:

• (Weitere) Kontaktaufnahme
• Eintragung in unser zentral geführtes Bewerberportal bei der HR4YOU AG
• Durchführung des Bewerbungsprozesses
• Erstellung eines Bewerberprofils aufgrund der uns übermittelten Daten
• Übermittlung der Daten bzw. des Profils an das stellenausschreibende Unternehmen zur weiteren elektronischen Verarbeitung 
• Für die Übersendung weiterer, auf Ihr Profil zugeschnittene Stellenangebote, auch im Falle einer Absage (Nur im Falle einer Einwilligung für diesen Zweck)
• Zur Übersendung unseres Newsletters (Nur im Falle einer Einwilligung für diesen Zweck)

Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b i.V.m. § 26 BDSG-neu und Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. a) für die Fälle, in denen Sie uns Ihre Einwilligung gegeben haben. 

Dauer der Datenspeicherung

Wie aufgezeigt, verarbeiten wir Ihre Daten grundsätzlich nur zum Zwecke der Durchführung einer Bewerbung. 

Das bedeutet, dass wenn dieser Zweck erreicht ist, weil unser Auftraggeber sich für Sie entschieden hat, wir aus unterschiedlichen Rechtsgründen verpflichtet sind, Ihre Daten auch unterschiedlich lange zu speichern. Daher löschen wir Ihre Daten 6 Monate, nachdem wir Ihnen mitgeteilt haben, dass die Stelle anderweitig vergeben wurde. 

Wir informieren Sie gerne auch weiterhin über weitere über Karrieremöglichkeiten, wenn Sie uns ihre Einwilligung zur längeren Datenspeicherung erteilt haben. Auch dann können Sie selbstverständlich jederzeit ohne Angabe von Gründen die Löschung Ihrer Daten verlangen. 

Wer ist außer uns noch Empfänger Ihrer Daten?

Damit die vorstehend beschriebenen Tätigkeiten rund um Ihre Bewerbung reibungslos erfolgen können, übermitteln wir Ihre Daten an andere Unternehmen. 

Im Nachfolgenden haben wir Ihnen die möglichen Empfänger aufgelistet:

• Das Unternehmen, das die Stellenausschreibung vorgenommen hat
• HR4YOU, die in unserem Auftrag (vgl. Art. 28 DSGVO) unsere Bewerberdatenbank führen
• Ggf. Dienstleister, die unsere IT betreuen - auch diese sind zur Verschwiegenheit verpflichtet worden und wir haben mit diesen einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. 

Unsere Dienstleister und wir haben die entsprechenden technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO getroffen, um das Risiko, das durch die Einbindung dieser „externen“ Parteien entsteht in einem vertretbaren Rahmen zu halten.

Ihre Rechte als sog. „Betroffener“

Da wir wie aufgezeigt „Ihre“ Daten verarbeiten, stehen Ihnen auch grundsätzlich gegenüber uns entsprechende Rechte zu, außer diese sind von Gesetzes wegen eingeschränkt bzw. ausgeschlossen. Diese sind insbesondere die nachfolgend aufgeführten Rechte:

• gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir dann ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben
• gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen
• gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen
• gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen
• gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen
• gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO eine etwaig erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dieser Widerruf bezieht sich jedoch nur auf die zukünftige Datenverarbeitung. Die Rechtmäßigkeit der auf dieser Rechtsgrundlage beruhenden Verarbeitungen wird davon nicht berührt
• gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder die unseres Unternehmens wenden. Die für unser Unternehmen für den Datenschutz zuständige Aufsichtsbehörde ist: 

Die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf

Datensicherheit

Uns ist es ein großes Anliegen, Sie bzw. Ihre Daten so gut wie möglich zu schützen. Aus diesem Grund haben wir mannigfaltige Maßnahmen getroffen, um Ihre Daten so gut wie möglich vor unberechtigter Kenntnisnahme zu bewahren (vgl. Art. 32 DSGVO). 

Wir haben diesbezüglich die unserer Ansicht nach geeigneten technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen getroffen, um gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff Dritter auf Ihre Daten vorzubeugen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend auf ihre Wirksamkeit hin überprüft und bei Bedarf verbessert.

Aktualität und Änderung dieser Information

Die vorliegende Information ist aktuell gültig und hat den Stand Dezember 2018.

Aufgrund geänderter gesetzlicher beziehungsweise behördlicher Vorgaben oder aufgrund geänderter Verarbeitungsbegebenheiten kann es notwendig werden, etwaige der vorliegenden Informationen zu ändern. 

Der jeweils aktuelle Datenschutzhinweis für Sie als Bewerber kann jederzeit auf unserer Webseite abgerufen werden.